Recommendation Letter: Jenis, Contoh, Cara Membuat, dan Struktur

Salah satu persyaratan utama yang sering kali diminta saat kita hendak mendaftar beasiswa atau perguruan tinggi adalah recommendation letter atau surat berisi rekomendasi dari orang-orang yang pernah mengenal kita sebelumnya, untuk menguatkan profil saat mendaftar beasiswa atau perguruan tinggi. 

Meskipun terdengar sederhana, menyusun surat rekomendasi ternyata tidak semudah yang dibayangkan. Selain itu, tidak semua orang yang kita kenal bisa diminta untuk menyusun surat rekomendasi, khususnya untuk keperluan melamar beasiswa. 

Lalu apa saja yang diperlukan untuk menyusun recommendation letter yang baik, siapa yang bisa diminta untuk memberikan rekomendasi dalam recommendation letter dan bagaimana cara menulis recommendation letter untuk meningkatkan kesempatan mendapatkan beasiswa? Simak ulasan lengkapnya di bawah ini.

 

Apa itu recommendation letter

Recommendation letter atau surat rekomendasi adalah surat yang ditulis oleh seseorang yang dapat memberikan rekomendasi untuk orang lain berdasarkan kemampuan akademis atau kinerja orang tersebut secara professional. 

Surat rekomendasi ini biasanya ditujukan kepada admission officer sesuai kebutuhan dan sering menjadi nilai tambah dalam proses seleksi karena membantu pendaftar menunjukkan kualitas dan karakteristik pribadi pendaftar dalam hal akademis, integritas dalam bekerja, keterampilan berkomunikasi, keterampilan interpersonal, potensi kepemimpinan dan lain sebagainya, melalui kacamata pemberi rekomendasi yang sudah pernah bekerjasama dengan pendaftar sebelumnya.

Rekomendasi yang diberikan juga diharapkan dapat menunjukkan bahwa pendaftar memiliki profil yang sesuai dengan beasiswa atau instansi pendidikan yang dituju.

       

Baca Juga: Tidak hanya Recommendation Letter, cek juga serba serbi Motivation Letter Disini

 

Pihak yang memberikan recommendation letter

Surat rekomendasi sejatinya diberikan oleh pihak yang memiliki pengalaman langsung atau sudah pernah bekerjasama dengan pendaftar sebelumnya sehingga dapat memberikan testimoni terkait kemampuan pendaftar. Secara umum, admission officers untuk beasiswa atau perguruan tinggi rata-rata meminta pendaftar untuk menyertakan 2-3 surat rekomendasi sebagai persyaratan utama yang harus dipenuhi ketika mendaftar.     

Untuk mendapatkan surat rekomendasi yang terbaik, pendaftar bisa memilih pemberi rekomendasi yang memenuhi beberapa kriteria khusus sebagai berikut :

1. Familiar dengan latar belakang pekerjaan atau prestasi akademik pendaftar

2. Memiliki kesan yang positif terhadap pendaftar

3. Memiliki waktu yang cukup untuk menulis surat rekomendasi dengan baik

4. Memiliki posisi atau reputasi yang cukup untuk menyakinkan admission officer    

Menilik beberapa kriteria di atas, kamu bisa memilih pihak yang bisa diminta untuk memberikan surat rekomendasi sesuai dengan tujuan pendidikan yang dituju.

Apabila surat rekomendasi ini digunakan untuk mendaftar ke jenjang pendidikan Sarjana (S1) atau yang setara, kamu bisa meminta surat rekomendasi dari pembimbing, konselor, wali kelas atau guru mata pelajaran tertentu di sekolah.

Apabila surat rekomendasi digunakan untuk mendaftar ke jenjang pendidikan pascasarjana (S2 dan S3), kamu bisa meminta surat rekomendasi dari dosen, dosen pembimbing akademik dan juga dosen pembimbing skripsi atau tesis yang mengetahui kemampuan kamu secara akademis.

Selain itu, kalau kamu sudah memiliki pengalaman kerja, kamu juga bisa meminta surat rekomendasi dari atasan, mentor atau rekan kerja yang memiliki pengalaman kerja sama yang baik dengan kamu selama di kantor. Tentu saja, pilihan pemberi rekomendasi juga perlu disesuaikan dengan persyaratan beasiswa yang hendak dilamar.

  

Jenis recommendation letter

Terdapat setidaknya 2 (dua) jenis surat rekomendasi yang dapat diberikan kepada penyedia beasiswa atau admission officer di perguruan tinggi antara lain :

1. Surat rekomendasi akademis
Surat rekomendasi akademis atau academic recommendation letter adalah jenis surat rekomendasi yang lebih menonjolkan kinerja atau kemampuan akademis dalam isi surat rekomendasi. Jenis surat rekomendasi ini biasanya diberikan oleh guru, dosen atau pihak lain yang pernah berhubungan dengan pendaftar dalam konteks akademis.

2. Surat rekomendasi professional
Surat rekomendasi professional atau professional recommendation letter adalah jenis surat rekomendasi yang menonjolkan kinerja atau kemampuan pendaftar secara professional atau dalam dunia kerja. Jenis surat rekomendasi ini umumnya diberikan oleh supervisor, rekan kerja atau pihak lain yang pernah bekerjasama dengan pendaftar dalam konteks professional di dunia kerja.

 

Tips mendapatkan recommendation letter

Untuk mendapatkan surat rekomendasi yang sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan, berikut adalah beberapa tips yang bisa kamu ikuti :

1. Buat daftar kandidat yang dapat memberikan surat rekomendasi.
Dengan mempertimbangkan beberapa kriteria khusus di atas, buatlah daftar kandidat yang paling sesuai untuk diminta memberikan surat rekomendasi.

2. Bertemu dengan calon pemberi rekomendasi
Setelah daftar calon pemberi rekomendasi selesai dibuat, kamu bisa menghubungi masing-masing calon pemberi rekomendasi melalui email atau telepon untuk menjelaskan berbagai informasi pribadi kamu termasuk tujuan mengapa surat rekomendasi dibutuhkan, profil akademik, pencapaian akademik serta pengalaman professional di instansi masing-masing serta deksripsi tentang rencana di masa yang akan datang. Kamu juga bisa mengirimkan CV atau resume terbaru kepada calon pemberi rekomendasi, sehingga pemberi rekomendasi memiliki gambaran yang lengkap tentang kinerja atau pengalaman akademik pribadi. Selain itu, kamu juga bisa menawarkan untuk menuliskan konsep surat rekomendasi terlebih dahulu supaya calon pemberi rekomendasi dapat mereview konsep tersebut dengan lebih mudah.

3. Meminta izin untuk memasukkan informasi calon pemberi rekomendasi dalam berkas pendaftaran
Sebelum memasukkan informasi atau contact details calon pemberi rekomendasi ke dalam berkas pendaftaran, pastikan kamu mendapatkan izin dari pemberi rekomendasi terlebih dahulu. Selain itu, kamu juga bisa menjelaskan tahap proses seleksi yang harus dilewati selanjutnya dan menjelaskan kemungkinan pemberi rekomendasi dihubungi oleh penyedia beasiswa atau admission officer terkait surat rekomendasi.

4. Jangan lupa untuk mengucapkan terimakasih kepada pemberi rekomendasi setelah surat rekomendasi selesai ditulis.

 

Kerangka dan contoh recommendation letter

Saat menulis recommendation letter, hal yang penting untuk diperhatikan pertama kali adalah memastikan format penulisan recommendation letter yang diminta oleh perguruan tinggi atau beasiswa yang dituju, mengingat beberapa instansi sudah terlebih dahulu menetapkan format untuk surat rekomendasi. 

Namun secara umum, kerangka recommendation letter yang biasa digunakan adalah sebagai berikut. 

1. Introduction

Bagian introduction atau pembuka dari recommendation letter dapat dimulai dengan menggunakan pernyataan yang menyatakan keinginan untuk merekomendasikan pendaftar kepada admission officers. 

Beberapa kalimat dalam bahasa Inggris yang bisa digunakan untuk membuka bagian introduction antara lain :

a. It’s my pleasure to recommend …

b. I am happy to recommend …

c. I am pleased to recommend …

d. I am pleased to comment on …

e. I have no hesitation in recommending …

f. It is a pleasure for me to recommend …

Setelah itu, masukkan informasi atau deskripsi singkat mengenai hubungan yang dimiliki pendaftar beasiswa dengan pemberi rekomendasi  serta beberapa keunggulan yang dimiliki pendaftar dari sudut pandang pemberi rekomendasi.

2. Batang Tubuh

Di bagian batang tubuh recommendation letter, tuliskan karakteristik, kompetensi, skill atau knowledge yang merupakan kelebihan pendaftar sehingga dapat direkomendasikan untuk mendapatkan beasiswa atau diterima di perguruan tinggi yang dituju. 

Sertakan pula contoh pengalaman yang dimiliki pemberi rekomendasi bersama pendaftar yang mendukung kompetensi atau skill yang hendak ditonjolkan dalam bagian ini. Masukkan 2-3 karakteristik, kompetensi atau skill utama yang dapat mendukung studi untuk ditonjolkan dalam surat rekomendasi.

Beberapa kalimat dalam bahasa Inggris yang bisa digunakan untuk menggambarkan karakteristik dalam surat rekomendasi antara lain :

a. Insightful, intelligent, analytical, logical, skilled, adaptable, self-reliant dan thoughtful untuk menggambarkan kemampuan intelektual seseorang.

b. Precise, persistent, resolute, commited, efficient, responsible, confident, dan hard working untuk menggambarkan work ethics seseorang.

c. Likeable, affable, patient, tolerant, composed, earnest, team oriented dan sociable untuk menggambarkan kemampuan interpersonal seseorang

d. Active, energetic, enthusiastic, eager, diligent, productive, independent dan vigorous untuk menggambarkan motivasi seseorang. 

3. Kesimpulan dan Penutup

Untuk bagian penutup recommendation letter, berikan overview tentang alasan utama pemberi rekomendasi memberikan rekomendasi berdasarkan kompetensi atau skill yang telah disebutkan sebelumnya.

Pada bagian ini, beberapa kalimat dalam bahasa Inggris yang bisa digunakan antara lain :

a. He/she has my highest recommendation to …

b. I recommend him/her without reservation for

c. I recommend him/her very highly

d. I have admiration and respect for …   

Selain itu, pemberi rekomendasi juga dapat meminta untuk penyedia beasiswa atau admission officer untuk mempertimbangkan berkas yang diajukan pendaftar sekaligus menyakinkan penyedia beasiswa atau admission officer bahwa pendaftar memiliki keahlian, kemampuan serta profil yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh penyedia beasiswa atau perguruan tinggi tujuan. 

Terakhir, di bagian ini, pemberi rekomendasi dapat memberikan contact information seperti email dan nomor telepon yang bisa dihubungi sewaktu-waktu untuk konfirmasi dan informasi lebih lanjut.

         

Baca Juga: Simak Informasi Lengkap Tentang Beasiswa LPDP Disini!

 

Cara menulis recommendation letter

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, surat rekomendasi yang baik sejatinya dapat menjadi nilai tambah seseorang ketika mengikuti proses seleksi beasiswa atau perguruan tinggi. Namun apa saja yang perlu dilakukan ketika menulis surat rekomendasi untuk memastikan bahwa surat rekomendasi dapat memberikan gambaran tentang kelebihan diri pendaftar secara positif? 

Berikut adalah beberapa hal yang perlu dilakukan untuk menyusun surat rekomendasi yang kuat dan menonjol. 

1. Jangan lupa untuk memperkenalkan diri

Untuk membuat surat rekomendasi yang kuat dan dapat dipercaya, pemberi rekomendasi juga harus memperkenalkan diri terlebih dahulu di awal surat rekomendasi untuk membantu menyakinkan admission officers bahwa pemberi rekomendasi memang memiliki kualifikasi yang cukup untuk memberikan rekomendasi.

2. Fokus pada kelebihan dan keahlian yang secara spesifik dibutuhkan untuk beasiswa atau jurusan yang dituju

Untuk membantu dalam penulisan surat rekomendasi, buatlah daftar kelebihan atau keahlian yang bisa ditonjolkan dalam surat rekomendasi terlebih dahulu. Selain itu, kamu juga bisa menyertakan resume atau CV terbaru yang memberikan gambaran lengkap tentang pengalaman kerja atau akademis yang kamu miliki saat ini. Dengan demikian, kamu bisa menentukan kelebihan atau keahlian yang lebih penting untuk ditonjolkan saat membuat surat rekomendasi.  

3. Lengkapi dengan contoh yang spesifik

Untuk membantu menonjolkan keterampilan atau keahlian dalam surat rekomendasi, gunakan contoh pengalaman atau situasi yang pernah dialami bersama pendaftar sebelumnya untuk memberi gambaran yang lebih jelas tentang cara pendaftar menunjukkan keterampilan atau keahliannya dalam kehidupan sehari-hari. Surat rekomendasi yang kuat akan membantu pembaca mengenal pendaftar beasiswa atau perguruan tinggi melalui deskripsi pengalaman atau situasi yang spesifik dalam surat rekomendasi.

4. Gunakan Perbandingan Dalam Surat Rekomendasi

Untuk membantu membuat surat rekomendasi menjadi lebih kuat, pemberi rekomendasi juga dapat membuat perbandingan antara pendaftar dengan rekan-rekan lainnya yang setara sehingga keterampilan atau keahlian yang dimasukkan dalam surat rekomendasi tampak lebih kuat.

5. Gunakan kalimat yang bersifat positif

Pastikan surat rekomendasi menggunakan kalimat-kalimat bernada positif untuk memberikan kesan baik kepada admission officer yang dituju. Meskipun begitu, tidak perlu menggunakan kalimat yang terlalu berlebihan sehingga rekomendasi yang diberikan masih tetap terdengar masuk akal.

6. Gunakan bahasa yang bersifat formal

Selain menyesuaikan dengan format yang telah ditetapkan oleh penyedia beasiswa atau admission officers, pastikan juga surat rekomendasi yang diberikan sudah menggunakan bahasa yang bersifat formal (dan juga menggunakan kop surat apabila diminta atau diperlukan).

7. Tulislah surat rekomendasi secara singkat dan padat

Selain menggunakan bahasa yang bersifat formal, pastikan isi surat rekomendasi yang ditulis tidak bertele-tele dan langsung pada intinya. Hal ini perlu dilakukan mengingat admission officers biasanya harus membaca ratusan hingga ribuan surat rekomendasi, sehingga surat rekomendasi yang dikirimkan juga sebaiknya ditulis dengan padat namun tetap mampu memberikan kesan yang menonjol. 

Meskipun begitu, pastikan juga surat rekomendasi tidak terlalu singkat dan sederhana. Idealnya, surat rekomendasi sebaiknya ditulis dalam 1 (satu) lembar dan tidak melebihi dari 2 (dua) lembar.

Siap Mendaftar Beasiswa Impianmu?

Masih ragu atau sudah yakin bisa menaklukkan beasiswa incaran kamu? Konsultasikan keraguan kamu kepada konsultan experts Schoters.

Ingin mendapatkan program bimbingan persiapan beasiswa yang paling tepat untuk kamu? Dapatkan program terbaik di sini.